Unit rekam medis bagian ASSEMBLING

بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ 

 Assalamualaikum wr. wb sobat rekam medis sekalian..

Salah satu tugas dari seorang perekam medis adalah assembling berkas rekam medis.. Lalu apa sih definisi dari assembling??

Bagian Assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen rekam medis sebelum disimpan. Assembling yaitu sort data dan biasanya pada bagian kanan bawah sudah ada serial number yang harus kita urutkan. Petugas rekam medis juga harus menyatukan berkas pasien yang lama dengan berkas yang baru, dilubangin pake perforator dan harus rapi, rapi dalam artian teratur dan berkas tidak boleh ada yang tercecer. Yess mudah kan kerjaanya :-)

A. Tugas Pokok Dan Fungsi Assembling Dalam Pelayanan Rekam Medis

Dokumen rekam medis yang telah diisi oleh unit pencatat data rekam medis yaitu Unit Rawat Jalan (URJ), Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Rawat Inap (URI) dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP) akan dikirim ke fungsi Assembling bersama-sama Sensus Harian setiap hari. Lembar formulir dalam dokumen rekam medis diatur kembali sesuai urutan riwayat penyakit pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis. Bila belum lengkap akan dikembalikan ke unit yang bertanggung jawab. Untuk mengendalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap, digunakan formulir Lembar Kekurangan (Sederhana) biasa disebut Kartu Kendali (KK). Dokumen rekam medis yang sudah lengkap diserahkan ke fungsi pengkode dan pengindeks (Koding-Indeksing) sedangkan Sensus Harian diserahkan ke fungsi Penganalisis dan Pelapor (Analising-Reporting) untuk diolah lebih lanjut.

Fungsi dan peranan Assembling dalam pelayanan rekam medis adalah sebagi perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali dokumen rekam medis tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.

 

Berdasarkan fungsi diatas, Assembling memiliki tugas pokok sebagai berikut:

1. Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-unit pelayanan
2. Meneliti kelengkapan isi dan merakit kembali urutan formulir rekam medis
3. Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai ketidak lengkapan isi dokumen dan pertugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut
4. Mengendalikan penggunaan formulir-formulir rekam medis dan secara periodik melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai jumlah dan jenis formulir yang telah digunakan
5. Mengalokasikan dan mengendalikan nomor rekam medis
6. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sidah lengkap ke fungsi pengkode dan pengindeks
7. Menyerahkan sensus harian ke fungsi analis dan pelaporan   

B. Deskripsi Kegiatan Pokok Kegiatan Assembling Dalam Pelayanan Rekam Medis

1. 1. Menyerahkan dokumen rekam medis baru dan kelengkapan formulirnya kepada unit pengguna
   2. Mencatat setiap penggunaan formulir rekam medis ke dalam buku pengendalian penggunaan formulir rekam medis
   3. Mengalokasikan dan mencatat penggunaan nomor rekam medis ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis
   4. Memerima pengembalian dokumen rekam medis dan sensus harian rawat inap, rawat jalan dan unit gawat darurat  dengan menandatangani buku ekspedisi
   5. Mencocokkan jumlah dokumen rekam medis dengan jumlah pasien yang tertulis pada sensus harian. Jumlah dokumen rekam medis  yang diterima harus sesuai dengan jumlah jumlah yang tercatat di dalam sensus harian
   6. Meneliti isi kelengkapan dokumen rekam medis dan mencatat identitas pasien ke dalam kartu kendali. Sambil meneliti kelengkapan isi sekaligus formulir-formulir rekam medis diatur kembali sehingga sejarah dan riwayat penyakit pasien mudah ditelusuri
   7. Bila dikumen rekam medis belum lengkap, tulis ketidak lengkapannya di atas secarik kertas yang ditempelkan pada sampul depan dokumen rekam medis kemudian dikembalikan ke unit pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapui oleh petugas yang bertanggung jawab dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian kartu kebdali disimpan menurut tanggal pengembalian
   8. Bila sudah lengkap, dokumen rekam medis bersama-sam akarru kendali diserahkan ke fungsi pengkode dan analis
   9. Sensus harian diserahkan ke fungsi analis dan pelaporan untuk diolah lebih lanjut
   10. Membuat laporan ketidak lengkapan isi dokumen
   11. Membuat laporan penggunaan formulir rekam medis

1. C. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Assembling Dalam Pelayanan Rekam Medis
   1. Fungsi pencatat data di rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap:
      1. Pencatatan kelengkapan isi data rekam medis pada setiap formulir dalam dokumen rekam medis .
      2. Penggunaan formulir yang digunakan untuk pelayanan klinis
      3. Penggunaan nomor rekam medis di kamar bersalin (VK) untuk bayi baru lahir.
   2. Fungsi pencatat data pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap:
      1. Penggunaan formulir rekam medis untuk pelayanan pasien
      2. Penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi
   3. Fungsi pelayanan penunjang, bertanggung jawab erhadap:
      1. Pencatatan data pasien ke dalam dokumen rekam medis
      2. Pencatatan sensus harian IPP
      3. Menyerahkan sensus harian setiap hari
   4. Fungsi koding dan Indeksing yang bertanggunbg jawab terhadap pengkodean dan  pengindeksan penyakit, operasi, sebab kematian, dan indeks dokter.
   5. Fungsi Analisisng dan Reporting yang bertanggung jawab terhadap pengumpilan dan pengolahan data rekam medis untuk disususn laporan kegiatan pelayanan.

1. D. Informasi Yang Dihasilkan Bagian Assembling Dalam Pelayanan Rekam Medis
   1. Tingkat ketidaklengkapan dokumen rekam medis atau Incomplete Medical Record (IMR) dengan cara menghitung jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dibagi jumlah dokumen rekam medis yang diterima pada periode waktu tertentu dikalikan 100%.

1. Delingued Medical Record (DMR)

Dokumen Rekam Medis yang bandel dengan maksud Dokumen Rekam Medis masih belum terisi lengkap meskipun telah diteliti kembali oleh Unit yang mengirim Dokumen. Batas penyerahan untuk Delingued Medical Record (DMR) adalah 2×48 jam. Presentasenya adalah jumlah Dokumen Rekam Medis yang bandel dibagi dengan jumlah pasien pulang kemudian dikalikan 100%.

1. Isi data rekam medis yang sering tidak lengkap dan petugas yang bertanggung jawab terhadap pencatatan data pelayanan klinis.
2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan.
3. Tingkat kehilangan dokumen rekam medis.

1. E. Formulir, Catatan dan Laporan Yang Digunakan di Assembling Untuk Pelayanan Rekam Medis
   1. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis.
   2. Buku catatan penggunaan formulir rekam medis.
   3. Buku catatan ketidaklengkapan.
   4. Buku register Assembling.
   5. Buku ekspedisi Assembling.
   6. Kartu Kendali (KK) untuk :
      1. Pencatatan data rekam medis guna pengendalian dokumen rekam medis tidak lengkap dan pengkodean penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode dokter.
      2. Mengendalikan dokumen rekam medis yang tidak lengkap yang dikembalikan ke unit pencatatan data.
      3. Melacak keberadaan dokumen rekam medis yang sedang dilengkapi.
      4. Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR).

1. F. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di Assembling
   1. Prosedur penerimaan Sensus Harian dan dokumen rekam medis dari unit pencatat data rekam medis.
   2. Prosedur perakitan dan penelitian kelengkapan dokumen rekam medis.
   3. Prosedur pengembalian dokumen rekam medis yang tidak lengkap ke unit pencatat data untuk dilengkapi.
   4. Prosedur penggabungan Kartu Kendali dengan dokumen rekam medis.
   5. Prosedur penyerahan dokumen rekam medis dan Kartu Kendali ke Koding dan Indeksing.
   6. Prosedur penyimpanan Kartu Kendali untuk mengendalikan dokumen rekam medis yang tidak lengkap.
   7. Prosedur penyerahan Sensus Harian ke Analising dan Reporting.

G. Unsur-Unsur Pengendalian Yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di Assembling

1. Digunakannya Kartu Kendali untuk mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis.
2. Digunakannya buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis.
3. Digunakannya buku catatan penggunaan dan pengendalian formulir rekam medis.
4. Digunakkannya buku catatan penggunaan nomor rekam medis.
   
   
   Sekian info tentang assembling. Semoga bermanfaat :-)
   Salam REKMED UGM 2013
   info gambar = PKL di salah satu RS (di) Jogja
   
   Wassalamualaikum warah matullahiwabarakatuh